Seplad promove treinamento sobre o PAE 4.0 para servidores estaduais

Para aprimorar o conhecimento dos servidores que utilizam diariamente o Processo Administrativo Eletrônico (PAE), a Secretaria de Estado de Planejamento e Administração (Seplad), em parceria com a Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Pará (Prodepa) e Secretaria de Estado de Cultura (Secult), realizou treinamento sobre as novas funcionalidades da versão 4.0 do Sistema, na manhã desta segunda-feira (06), no auditório da Fundação Cultural do Pará (FCP), em Belém. O evento também foi transmitido ao vivo pelo canal da Seplad no YouTube.

"Os treinamentos sobre os novos recursos do sistema PAE são indispensáveis, uma vez que o PAE 4.0 é um sistema novo e atualizado, onde os servidores irão executar todas as atividades administrativas da instituição. Por isso, é necessário o conhecimento da plataforma, para garantir uma administração pública mais ágil e eficiente", esclareceu Elieth de Fátima Braga, titular da Seplad.

Em 2022 foram realizados encontros para treinamentos iniciais do novo sistema PAE 4.0, para gestores e servidores de órgãos da administração pública estadual.

“O PAE 4.0 está sendo feito e pensado para todos, do Poder Executivo, Legislativo ao Judiciário. O evento de hoje abordou a importância da gestão documental e como aplicá-la no novo sistema. O treinamento foi um sucesso, e para nós, enquanto pessoas que constroem o sistema, foi uma enorme felicidade ver o auditório com essa quantidade de pessoas", informou Flávia Nunes, coordenadora de Logística e Gastos Públicos da Seplad.

Temas abordados- Durante o treinamento, ministrado pelo diretor do Arquivo Público do Estado do Pará, Leonardo Torii, foram abordados vários assuntos, como a política de arquivos, gestão de documentos, legislação estadual e, principalmente, orientações sobre como protocolar assuntos e subassuntos na plataforma 4.0.

“Hoje é uma data bem importante para a implantação do PAE, que reúne boa parte dos gestores e servidores públicos do Estado, com relação a como protocolar assuntos e subassuntos. A novidade não é o PAE em si, porque os servidores já utilizam o Processo Administrativo Eletrônico 3.0, mas há diferença, já que o 4.0 vai facilitar a busca por esses assuntos e subassuntos. Hoje é só o pontapé inicial para nós utilizarmos esse 4.0 de forma mais concreta”, explicou Leonardo Torii.

Atualização- Josué Oliveira, representante da Associação dos Arquivistas do Estado do Pará (AAEPA), destacou a importância e a necessidade desses profissionais para a organização e gestão documental do Estado. “Estou aqui hoje para conscientizar os órgãos e funcionários públicos sobre a importância do profissional arquivista na gestão documental, tanto física quanto eletrônica. Para ajudar na protocolização de documentos na gestão eletrônica, desde a produção, tramitação, arquivamento e até uma possível eliminação e guarda permanente de arquivo, dependendo da natureza deles, e para cooperar a respeito do planejamento e atualização desses novos sistemas operacionais, como é o PAE”, explicou Josué Oliveira.

Para a servidora da Secretaria de Estado de Turismo (Setur), Helena Pereira, o treinamento possibilita a interação e troca de informações entre os gestores, e proporciona mais agilidade e transparência às secretarias e demais órgãos durante o trabalho.

“O evento de hoje foi muito produtivo. Aqui aprendemos novas formas e mecanismos do PAE 4.0, e agora todas as secretarias e servidores terão mais agilidade e transparência na hora de trabalhar. É muito importante que o Governo se preocupe com a organização de documentos tão importantes para o Estado. Espero que em um futuro próximo possamos nos reunir cada vez mais em prol de melhorias na gestão estadual", frisou Helena Pereira.

Ao final da palestra, servidores que estavam presencialmente e os que participaram por meio do chat ao vivo fizeram perguntas. A equipe da Seplad, da Prodepa e do Arquivo Público ficaram à disposição para esclarecer dúvidas.

Ambiente digital- O PAE é uma plataforma on-line desenvolvida pela Prodepa, em conjunto com a Seplad. O serviço substitui processos físicos por eletrônicos e traz agilidade à administração pública em um ambiente digital integrado. O PAE 4.0 é uma versão mais moderna e de fácil utilização, possibilitando maior celeridade e transparência à administração pública. Alguns de seus mecanismos são a criação de templates (temas) de documentos (para qualquer espécie), exceto memorandos, de acordo com a necessidade de cada instituição; caixa de entrada unificada (como ações em lote em uma única área); anexação de documentos de uma única vez; configuração de organograma por órgão; desenvolvimento de gráficos de fluidez de trabalho, para acompanhamento das ações e tomada de decisão; notificações para os usuários e consultas indexadas (pesquisa dentro dos documentos).

De acordo com o manual de Redação da Presidência da República, Portaria nº 1.369, de 27 de dezembro de 2018, foi abolido o uso do memorando nos órgãos da administração pública, e passou a ser utilizado somente o ofício como forma de comunicação. Por isso a plataforma não disponibiliza mais o documento entre suas opções.